Künstliche Intelligenz im Mittelstand: So wird der Einstieg zum Erfolg

Disruptive Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) gewinnen in der Geschäftswelt immer stärker an Bedeutung. Den gehobenen Mittelstand in Deutschland stellt das vor die Herausforderung, diese Technologien nicht nur als Trend zu verstehen, sondern praktisch anzuwenden, um Effizienz und Innovationsfähigkeit zu steigern. Bedenken, die Hürden für den Einstieg seien für Mittelständler zu hoch, sind unbegründet, meint Technologie-Experte und enomyc-Autor Franz A. Wenzel. Zwar sei ein gewisses Maß an Vorbereitung und Training unerlässlich. Eine bis ins letzte Detail ausgearbeitete Strategie zur KI-Integration sei anfangs aber nicht notwendig. Viel entscheidender sind nach seiner Überzeugung zwei Faktoren: Verständnis. Und Zeit.

Um Missverständnisse zu vermeiden: Natürlich braucht jedes Unternehmen, das mit KI arbeitet, eine Strategie für deren Integration. Aber gerade zu Beginn ist es entscheidend, der Technologie – und den Menschen, die damit arbeiten – Zeit zu geben, sich zu entwickeln und akzeptiert zu werden. Denn die jüngsten Durchbrüche in der KI, durch die sich mit OpenAIs ChatGPT4, DALLE 3, Llama und Gemini Texte, Bilder oder sogar Videos erzeugen lassen, haben gezeigt: Diese Technologien haben das Potenzial, die Art und Weise, wie Unternehmen operieren, grundlegend zu verändern.

Die ersten Schritte: Verständnis und Integration

Die Einführung von generativer KI in mittelständischen Unternehmen erfordert einen zweigleisigen Ansatz, der sowohl das Verständnis als auch die praktische Anwendung fördert.

• Verständnis und Wertschätzung: Damit die Beschäftigten die Vorteile und Risiken von KI umfassend verstehen, sollten vor dem Start Diskussionsworkshops durchgeführt werden, die die grundlegenden Prinzipien der Nutzung generativer KI präsentieren und demonstrieren. Dabei ist es wichtig, Einblicke in eine breite Palette von Anwendungsmöglichkeiten zu geben, und den Unterschied zwischen unternehmensspezifischen und öffentlich zugänglichen Modellen klar herauszuarbeiten – insbesondere das Risiko, das mit dem Hochladen vertraulicher Unternehmens- oder Kundendaten auf öffentlich zugängliche Plattformen verbunden ist. Ohne die Kolleginnen und Kollegen davon abzuhalten, Fehler zu machen, sollte klar sein, dass öffentliche Plattformen nicht unbedacht für interne Arbeitszwecke verwendet werden sollten. Anschließend können verschiedene leicht zugängliche Modelle vorgestellt werden. Die Auswahl des richtigen Werkzeugs, ob sofort mit Microsoft Copilot oder OpenAIs ChatGPT Teams oder Enterprise, ist nur ein Teil des Prozesses.

• Trial and Error: Laden Sie Kolleginnen und Kollegen ein, mit KI zu experimentieren – etwa, um durch Prompt Engineering-Trainings möglichst spezifische Antworten zu erzielen. Durch diese persönliche Interaktion können die Beschäftigten, für die das meiste neu ist, aus ihren Versuchen und Fehlern lernen, indem sie verschiedene Formulierungen derselben Frage testen und feststellen, wie sich Spezifität und Qualität der Antworten verändern, je spezifischer die Anweisung ist. Organisieren Sie außerdem Workshops und Q&A-Sessions, um genau solche Erfahrungen und Erkenntnisse auszutauschen. Durch die fortgesetzte eigene Nutzung werden die speziellen Eigenheiten von generativer KI auch für die bisher nicht eingeweihten Nutzer sichtbar.

Die Kraft der Anpassung

Die Tatsache, dass sich Technologien anpassen und personalisieren lassen, ist ein entscheidender Vorteil unserer digitalen Gesellschaft. Einen persönlichen digitalen Assistenten zu haben, der rund um die Uhr verfügbar ist, um Fragen zu beantworten, Feedback zu Ideen und Konzepten zu geben, Konzepte oder ähnliches zu erstellen, stellt einen bedeutenden Fortschritt dar. Diese Zugänglichkeit und Anpassungsfähigkeit machen KI für den Mittelstand besonders attraktiv.

Am Beispiel der generativen KI lässt sich diese Fähigkeit besonders gut illustrieren. Anfangs war das Angebot an Funktionen und verfügbaren Modellen, Anwendungen und Anwendungsfällen begrenzt. Das hat sich im Laufe des vergangenen Jahres deutlich verändert. Wer zwischenzeitlich versucht, alle verfügbaren Optionen basierend auf spezifischen Anwendungsfällen zu erfassen, ist zum Scheitern verurteilt. Für jede Aufgabe, jeden Anwendungsfall und jede Anforderung gibt es eine maßgeschneiderte Anwendung, die Sie und Ihr Unternehmen unterstützen kann.

Ohne Kulturwandel keine erfolgreiche Implementierung

Die Einführung neuer Technologien wie KI erfordert mehr als nur technische Anpassungen. Sie erfordert einen umfassenden Kulturwandel im gesamten Unternehmen:

• Ängste überwinden: Fast immer gibt es einen Teil der Belegschaft, der skeptisch ist oder Vorbehalte gegenüber neuen Technologien hat. Durch die oben beschriebenen Schritte – die Präsentation, Einbindung und Interaktion mit den Kolleginnen und Kollegen unter Verwendung der neuen Techniken auf spielerische Weise – lässt sich der Angst vor Jobverlust oder peinlichen Zwischenfällen entgegenwirken. Gleichzeitig kann bei den Anwenderinnen die Erkenntnis reifen, dass KI repetitive Aufgaben übernehmen, ihre Fähigkeiten erweitern und ihrer Kreativität neuen Schub verleihen kann. Damit schafft sie Freiräume für neue wertschöpfende Tätigkeiten und inspirierende Erfahrungen.

• Zusammenarbeit fördern: Ein unterstützendes Umfeld, das die Bereitschaft zur Zusammenarbeit und konstruktiven Beteiligung bei der Einführung von KI fördert, ist erfolgsentscheidend. Je mehr Möglichkeiten zum Austausch und zur Rückmeldung bestehen, desto besser. Interne Wettbewerbe, bei denen der Teilnehmende, der das beste Bild zu einem Thema oder Konzept generiert, einen kleinen Preis gewinnt, können die Integration von KI auflockern und das Team enger zusammenbringen. Spaß, Inklusivität und gemeinsames Ausprobieren stärken das kollektive Engagement und die Offenheit für neue Technologien.

• Für rechtliche Fallstricke sensibilisieren: Darüber hinaus ist es notwendig, die Beschäftigten zu Do's and Don'ts beim Einsatz von generativer KI zu schulen – auch, wenn jeder Fall sehr spezifisch ist. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, eine Mitarbeitervereinbarung für die Zustimmung zum verantwortungsvollen Einsatz zu verfassen und nicht zuletzt eine Klausel in die AGBs und einen Vermerk im Vorwort jeder Präsentation, jedes Dokuments oder jedes Berichts aufzunehmen, in dem die Technologie eingesetzt wurde. Transparenz ist schließlich einer der wichtigsten Grundsätze für einen verantwortungsvollen Einsatz von generativer KI.

Sobald das Unternehmen ein grundlegendes Verständnis für den Umgang mit KI geschaffen hat, verlagert sich der Fokus: Im zweiten Schritt geht es darum, Prozesse zu definieren und geeignete Tools auszuwählen, die bei Prozess X oder Y künftig assistieren. Es ist entscheidend, dass die Teams, die die Werkzeuge, Funktionen und Änderungen auswählen, sich mit ihnen identifizieren und dass sie sich in die Gesamtstrategie einfügen. Sobald dieser Punkt erreicht ist, gibt es nur noch einen Gewinner: alle.

Implementierung von KI: Messbare Steigerung der Unternehmensleistung

Künstliche Intelligenz kann Unternehmen dabei unterstützen, Prozesse zu optimieren, die Kundenerfahrung zu verbessern, den Umsatz zu steigern und durch datengestützte Entscheidungen einen Wettbewerbsvorteil in ihrem Marktsegment zu erzielen.

Wie sich das in verschiedenen Sektoren praktisch umsetzen lässt, illustrieren die folgenden Beispiele:

Produktionsplanung optimieren

In einem produzierenden Unternehmen kann KI beispielsweise dazu genutzt werden, die Produktionsplanung zu optimieren, indem historische Produktionsdaten analysiert und Prognosen zukünftiger Nachfragemuster erstellt werden. Auf diese Weise lassen sich Produktionsengpässe vorhersagen oder die Bestandsverwaltung automatisieren. Dadurch können Produktionsläufe präziser geplant, Stillstandszeiten minimiert und die Gesamteffizienz der Fertigungsprozesse verbessert werden. Durch die Fähigkeit von KI, saisonale Schwankungen und Trends im Konsumentenverhalten zu erkennen, kann außerdem die Bedarfsplanung verbessert und eine Überproduktion vermieden werden.

Besserer Kundenservice

Im Kundenmanagement kann KI dazu beitragen, Kundendienstanfragen schneller und effizienter zu bearbeiten. Durch die Implementierung von Chatbots, die mit KI-Technologien wie natürlichem Sprachverständnis (Natural Language Understanding, NLU) und maschinellem Lernen (ML) ausgestattet sind, lassen sich häufig gestellte Anfragen automatisiert und in Echtzeit beantworten. Durch kürzere Wartezeiten und präzise Antworten auf die Anfragen steigt die Kundenzufriedenheit. Darüber hinaus ermöglicht die Analyse von Kundendaten und -interaktionen durch KI die Erstellung von Angeboten und Dienstleistungen, die genau auf deren Bedürfnisse und Vorlieben zugeschnitten sind. Das stärkt die Kundenbindung.

Bessere Verfügbarkeit und höherer Umsatz

KI spielt auch im Einzelhandel eine wichtige Rolle. Hier kann sie dabei helfen, Lagerbestände und Nachfrageprognosen zu optimieren. Durch die Analyse von Verkaufsdaten, Wetterberichten und sozialen Medien kann KI etwa präzise Vorhersagen treffen, welche Produkte zu welchem Zeitpunkt gefragt sein werden. Das hilft Einzelhändlern, ihren Lagerbestand effizient zu verwalten, Überbestände zu reduzieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass beliebte Artikel stets vorrätig sind. Einzelhändler können KI-basierte Tools auch nutzen, um personalisierte Marketingkampagnen zu entwickeln, die auf dem Kaufverhalten und den Präferenzen ihrer Kunden basieren. Solche Kampagnen können dazu beitragen, den Umsatz zu steigern, weil sie Kunden gezielt ansprechen und Angebote machen, die ihren Interessen entsprechen.

KI im Mittelstand: Zwischen strategischer Planung und kollaborativem Experimentieren

Beim Einsatz von KI geht es um weit mehr als nur darum, schneller und besser Zusammenfassungen, Tagesordnungen, E-Mails und Berichte zu verfassen. KI erschließt Unternehmen die ganze Welt der Automatisierung – und damit nicht nur drastisch mehr Effizienz, sondern auch Potenziale bei den Mitarbeitenden, von denen bislang vermutlich niemand etwas ahnte.

Mittelständische Unternehmen, die den Schritt wagen wollen, sollten sich allerdings darüber im Klaren sein, dass die Einführung von KI ein fortlaufender Prozess ist, der strategische Planung, Anpassungsfähigkeit und einen Kulturwandel erfordert. Dafür braucht es zu Anfang vor allem Zeit. Zeit, um bei den Beteiligten ein Verständnis der Vorteile, Möglichkeiten und Risiken von KI zu entwickeln, Zeit für gemeinsames Experimentieren und Zeit, um den Mehrwert von Kollaboration selbst zu erleben. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, offen für neue Technologien zu sein und gleichzeitig eine Kultur zu fördern, die Innovation unterstützt und vorantreibt. Wem es gelingt, die Belegschaft auf dieser Reise mitzunehmen, gewinnt ein mächtiges Werkzeug für Innovation und Wachstum.

Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie diese Technologien Ihr Geschäftsmodell verbessern können, oder wenn Sie daran interessiert sind, damit zu starten, lassen Sie es uns wissen! Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.