Die Corona-Pandemie hat der Digitalisierung in Deutschland zweifellos einen großen Schub verliehen. Doch nicht überall folgte man der Dynamik freiwillig. Denn während sich vor allem junge Unternehmen mit noch fluiden Strukturen und Prozessen mit der digitalen Ausrichtung leichttun, stößt die umfassende Digitalisierung der Geschäftsprozesse in vielen alteingesessenen Firmen nach wie vor auf Widerstände.
Ein Grund mehr, warum auch etablierte Unternehmen spätestens jetzt aktiv werden sollten. Aber bitte mit dem Ziel, Effekte zu erzielen – nicht aus schierem Aktionismus. Denn nach wie vor werden nach unserer Erfahrung viel zu oft digitale Projekte angestoßen, aber nicht konsequent umgesetzt.
Insbesondere die letzten beiden Jahre zeigen deutlich, woran eine erfolgreiche Digitalisierung in vielen Betrieben scheitert: statt die Digitalisierung mit allen Konsequenzen auf die Strukturen und Prozesse im Unternehmen umzusetzen, wird allenfalls schrittweise agiert. So werden zwar teure Software-Tools angeschafft und in die IT-Infrastruktur implementiert. Den entscheidenden nächsten Schritt, nämlich die durchgängige Einbindung neuer digitaler Strukturen und Prozesse in die Organisation des Unternehmens, bleiben viele Unternehmen aber schuldig. Damit bleibt die Digitalisierung Stückwerk – und wird nie ihr volles Potenzial entfalten können.
Lückenhafte Umsetzung, begrenzter Nutzen
Dazu ein Beispiel: Die in Unternehmen eingesetzten Systeme – allen voran die verwendete ERP-Software – generieren Unmengen an relevanten Daten wie Abverkaufszahlen, tagesaktuelle Kundenumsätze, Lagerbestände etc. Damit schaffen sie einen wertvollen Datenschatz, der von vielen Firmen aber nicht ansatzweise genutzt wird. Dabei wären dafür in vielen Fällen nicht einmal Investitionen in weitere Tools notwendig.
Ganz im Gegenteil: Schon durch eine umfassendere Nutzung der Funktionalitäten des bestehenden ERP-Systems und eine Implementierung in die Unternehmensprozesse lassen sich deutliche Fortschritte erzielen – etwa, indem in schnelllebigen Branchen wie dem Konsumgüterhandel auf Grundlage von tagesaktuellen Analysen schnell agiert und Wettbewerbsvorteile generiert werden. In der Realität arbeiten viele Firmen allerdings noch immer mit monatlichen Auswertungen. Diese eignen sich zwar hervorragend, um rückwirkend die Performance zu beurteilten, aber weniger, um just in time ins operative Geschäft einzugreifen und kurzfristige Maßnahmen einzuleiten, um die Unternehmensziele zu erreichen. So können auf der Grundlage aktueller Daten beispielsweise bei bestimmten Warengruppen frühzeitig Trends erkannt, bei der Warendisposition zeitnah berücksichtigt, folglich Umsätze generiert und Abschriften verhindert werden. Weitere Einsatzmöglichkeiten liegen unter anderem in der tagesaktuellen Analyse der Personaldisposition, sodass Unternehmen schneller auf Auslastungsschwankungen reagieren können.
Doch woran liegt es, dass vielen Firmen die konsequente Digitalisierung und die Nutzung ihres Datenschatzes nicht gelingt? Warum tun sie sich so schwer damit, ihre vorhandenen digitalen Assets konsequent zu implementieren?
Nehmen wir als Beispiel eines unserer Reorganisationsprojekte in der Lebensmittelindustrie: Auf den ersten Blick arbeitete das Unternehmen in allen Bereichen mit branchenübliche Softwarelösungen und wies, zumindest auf dem Papier, einen hohen Digitalisierungsgrad auf. Eine tiefergehende Analyse offenbarte allerdings, dass die angeschafften Softwarelösungen nur teilweise oder gar nicht genutzt wurden. Dabei herrschte an sinnvollen Anwendungsgebieten kein Mangel. Die Ursachen für die unvollständige Nutzung sind vielschichtig, treten in unterschiedlicher Abstufung jedoch in vielen Unternehmen auf.
Aus unserer Erfahrung scheitern Digitalisierungsprojekte häufig an diesen drei Punkten:
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Fehlende Zieldefinition
Zu Beginn von Digitalisierungsprojekten herrscht meist eine gewisse Euphorie, insbesondere mit Blick auf die Vielzahl der potenziellen Anwendungsmöglichkeiten. So war es auch bei unserem Kunden aus der Lebensmittelindustrie: Schon bevor die Umsetzung und Implementierung der Grundlagen eines Lagerwirtschaftssystems abgeschlossen war, griffen die Verantwortlichen immer neue Themen auf. Die Folge: Die Komplexität des Digitalisierungsprozesses stieg deutlich (und ohne Not).
Im schlimmsten Fall verläuft ein solches Projekt am Ende im Sand, weil die erwünschten Erfolge ausbleiben. Insbesondere Organisationen mit gewachsenen Strukturen sollten daher schon zu Beginn eindeutige Ziele definieren und diese im Projektverlauf konsequent im Blick behalten. Erfolgreiche analoge Prozesse müssen schrittweise digitalisiert werden, um die Mitarbeitenden mitzunehmen. Permanente Neuausrichtungen und Ergänzungen gefährden den Erfolg des Digitalisierungsprojektes und sollten erst nach erfolgreicher Implementierung in Folgeprojekten mit neuen klaren Zielsetzungen angegangen werden.
- Mangelhafte (Stamm-) Datenpflege
Qualitativ hochwertige und aktuelle Daten sind der Schmierstoff digitaler Systeme. Nur, wenn diese vorhanden sind, generieren Analysen und Automatisierungsprozesse den erwünschten Mehrwert. Digitale Systeme bieten dafür eine Vielzahl von Möglichkeiten – doch nicht alle sind für jedes Unternehmen sinnvoll.
Eine hohe Stammdatenqualität setzt allerdings entsprechende personelle und zeitliche Ressourcen ebenso voraus wie klar definierte, auf das Wesentliche fokussierte Pflichtangaben. Auch beim oben erwähnten Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie gestaltete sich das Thema Stammdatenpflege schwierig. Zwar existierten unterschiedliche Softwarelösungen, diese wurden jedoch als Einzellösungen und nur abteilungsspezifisch verwendet. Die Schnittstellen, die eine plattformübergreifende Nutzung und den Austausch von Daten möglich gemacht hätten, konnten auf Grund der nicht ausreichenden Stammdatenqualität nicht bzw. nur teilweise genutzt werden. Dabei hätten sich lästige Doppelarbeit vermeiden lassen, außerdem hätte die Auswertungsqualität der Daten profitiert.
Durch die Implementierung der Systeme als Einzellösungen waren diese allerdings nicht ohne vorherige Anpassungen für die vorhandenen Schnittstellen nutzbar. Im konkreten Fall konnte die Stammdatenqualität deutlich gesteigert werden, indem ein Mitarbeiter benannt wurde, der seitdem für die Kontrolle der Datenqualität zuständig ist. Außerdem kann er von den Fachabteilungen die notwendige Zuarbeit einfordern und notfalls einen Eskalationsprozess einleiten. Um einen nachhaltigen Effekt zu erzielen, ist es wichtig, dass eine solche Funktion abteilungsübergreifend angesiedelt und auch nach erfolgter Datenbereinigung für die Datenqualität verantwortlich ist.
- Fehlender Support
Damit Unternehmen ihren Datenschatz nutzen können, muss aktiv damit gearbeitet werden. Das bedeutet: Daten und Systeme müssen kontinuierlich gepflegt und auf einem aktuellen Stand gehalten werden. Erfolgt dies nicht, leiden die Datenqualität und damit die Aussagekraft der Auswertungen sowie der Erfolg nachgelagerter Automatisierungsprozesse. Die Anspruchsgruppen zweifeln den Nutzen der Datenbasis an, wodurch die Datenpflege weiter vernachlässigt wird und die Nutzung des Systems schlussendlich stagniert. Um dies zu vermeiden, brauchen Digitalisierungsprojekte starke Befürworter im Unternehmen, die das Thema über alle Ebenen und Bereiche hinweg aktiv nach vorne treiben und den Prozess erfolgreich vorleben.
Bei dem Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie führte die fehlende Unterstützung dazu, dass erhebliche Effizienzsteigerungspotenziale nicht genutzt wurden. Die neu aufgesetzte Dispositionssoftware wies mit Blick auf unternehmensspezifische Anforderungen Defizite auf. Anstatt diese aktiv zu beheben und die erfolgreiche Implementierung des Software-Tools voranzutreiben, wurde schrittweise wieder auf das alte, zuvor verwendete System zurückgegriffen. Wirklich zielführend genutzt werden konnte das Tool erst, nachdem das Projekt in den Fokus der Geschäftsführung gerückt war und diese die Umsetzung proaktiv eingefordert und eng kontrolliert hat.
Lieber weniger machen, das aber richtig
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass viele Unternehmen zwar über mächtige Digitalisierungstools verfügen, diese jedoch weder effektiv noch effizient nutzen. Oft investieren die Firmen dann in weitere digitale Tools, um einen möglichen Wettbewerbsnachteil aufzuholen. Werden Digitalprojekte nicht erfolgreich implementiert, führt das bei den Beteiligten zu Frustration. Und es torpediert das Vertrauen in Digitalisierungsprojekte insgesamt.
Gerade bei Digitalisierungsprojekten ist es wichtig, in vernünftige Grundlagen zu investieren. Es gilt der Grundsatz: Weniger ist mehr. Fokussieren Sie lieber auf wenige Ziele, die Sie dann aber in aller Konsequenz verfolgen und umsetzen. Oft hilft der Blick über den Tellerrand: Welche Möglichkeiten gibt es in meiner Branche, was ist Best-Practice und was kann ich das mit den bestehenden Systemen umsetzen?
Welche Fragen beschäftigen Sie rund um das Thema Digitalisierung? Wir unterstützen Sie gerne bei der Identifikation und Implementierung neuer Anwendungsmöglichkeiten, damit Sie Ihren Datenschatz heben können. Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf die Kontaktaufnahme.
