Führungstool? Dashboard!

Ist der Ausschuss zu hoch? Sind die Maschinen optimal ausgelastet? Haben die Kund:innen pünktlich gezahlt? Wer sein Unternehmen anhand definierter Kennzahlen steuern möchte, kommt kaum an einem Dashboard vorbei. Darüber berichtete Senior Consultant Nantwin Apffelstaedt ausführlich in Teil 1 unserer Themenreihe "Dashboards". Aber wie wird aus einem Dashboard eines, das Ihrem Unternehmen wahren Impact bringt?

Die gewissenhafte Arbeit mit Kennzahlen ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine strukturierte und erfolgreiche Unternehmensführung. In Firmen, die am Rande einer Insolvenz stehen, wird dies immer wieder besonders eindrucksvoll deutlich. Eine datenbasierte Entscheidungsfindung ist dort eher die Ausnahme als die Regel. Oft wird nach Gefühl reagiert. Dabei ist die Implementierung datenbasierter Führung mithilfe eines Dashboards kein Hexenwerk: Es gilt nur, ein paar wichtige Regeln zu beachten.

Waage und Maßband: Wer es ernst meint mit der Umstellung zu einem gesünderen Lebensstil, kommt an einer regelmäßigen Erfolgskontrolle nicht vorbei. Dabei zeigen Messgeräte unbarmherzig Stagnation oder gar Rückschritte an. Im übertragenen Sinne bieten Dashboard Unternehmen eben diese – teils unbarmherzige, aber doch immer zielführende – Transparenz. Bei der Umstellung der Führungsstrategie auf die Arbeit mit Kennzahlen hat sich in unseren Projekten folgende Vorgehensweise bewährt:

Schritt 1: Zielwerte für jede:n Beschäftigte:n festlegen

Im ersten Schritt sollte festgelegt werden, welche Zielwerte für jeden Mitarbeitenden – etwa beim Ausschuss – verbindlich sind. Die Definition dieser Zielwerte fällt naturgemäß von Produkt zu Produkt und Branche zu Branche sehr unterschiedlich aus. Das Controlling hat andere Zielwerte als die Produktion oder die Buchhaltung. Weil die Definition der Zielwerte mit der Unternehmensstrategie im Einklang stehen muss, ist sie Aufgabe der Führungskräfte.

Wir empfehlen, die Mitarbeitenden finanziell an der nachhaltigen Zielerreichung zu beteiligen. Einzelne Probleme so abzustellen, dass sie nach einigen Monaten wieder auftauchen, ist nicht zielführend. In vielen Fällen macht eine Zielerreichung auch eine Prozessänderung nötig. Dinge müssen grundsätzlich anders angegangen werden, um überhaupt in den Zielkorridor zu gelangen. Erfahrene Change Manager können diese Phase sinnvoll unterstützen.

Schritt 2: Aktuelle Kennzahlen erheben

Im zweiten Schritt sollten die laufenden Kennzahlen erhoben werden – etwa die Ausschussraten pro Schicht, der Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter:in oder die Produktivität pro Werk. Die jeweiligen Fachbereiche sowie die IT sind dafür verantwortlich, diese Daten zu liefern.

Stand der Technik ist heute, die Kennzahlen aus dem operativen Geschäft automatisiert zu erheben. Manuelle Nachbearbeitung kann vorkommen, sollte aber die Ausnahme bleiben. Dazu ist auch keine teure neue Software notwendig: Die meisten IT-Systeme der vergangenen 40 Jahre sind dazu in der Lage, eine CSV- oder Excel-Datei automatisiert zu exportieren, die als Inputdatei für professionelle Dashboard-Software dienen kann. Business Intelligence-Systeme erlauben die Integration von Daten aus allen gängigen Quellen und Dateiformaten.

Außerdem hat sich seit einigen Jahren der Trend zu Low-Code und No-Code-Programmierung von Datenaufbereitungsstrecken durchgesetzt. Das heißt, der Programmierungsaufwand, der die Daten von der Maschine, dem ERP-System oder dem CRM-Tool in eine für die Nutzer:innen sinnvolle Struktur bringt, ist äußerst gering. Das reduziert das technische Know-how für die Erstellung von Dashboards erheblich. Tiefgehendes IT-Wissen oder Datenkenntnisse sind nicht erforderlich. Unabdingbar sind allerdings eine gründliche Stammdatenpflege sowie die saubere Erhebung der Daten im operativen Alltag.

Schritt 3: Lücken zwischen Soll und Ist schließen

Der dritte Schritt ist schließlich das sogenannte „Gap-Management“, also die Beseitigung der Diskrepanzen zwischen Soll und Ist. Auch das ist Aufgabe der Führungskräfte.

Insbesondere die ersten Erhebungen der Kennzahlen sorgen nach unserer Erfahrung oft für große Aha-Effekte – auch der unangenehmen Art. So kann es sein, dass eklatante Fehlentscheidungen oder grobes Versagen Einzelner (auch der Führungskräfte) auf einmal für alle klar ersichtlich werden. Das kann für die Betroffenen nicht nur unangenehm sein, sondern auch zur Ablehnung des gesamten Systems führen.

Hier ist sensibles Agieren gefragt. Dabei ist zu beachten, dass eine Zielverfehlung meist das Ergebnis eines schlechten Prozesses, nicht funktionierender Geräte, fehlenden Materials oder Ähnlichem ist. Den jeweiligen Mitarbeitenden Unwillen zu unterstellen, ist oft nicht nur falsch, sondern wirkt sich am Ende definitiv kontraproduktiv aus. Anders verhält es sich, wenn die Kennzahlen das klare Versagen des Managements zeigen. In diesem Fall sind die Aufsichtsgremien gefragt – sollte die betreffende Person nicht das Rückgrat haben, selbst die Konsequenzen zu ziehen.

Mehr Impact für Ihr Dashboard: Die Top-5 Tipps

1. Jedes Dashboard ist nur so gut wie die Daten, die ihm zugrunde liegen
   

   Trivial, aber entscheidend: Die Qualität der einfließenden Daten sowohl für Stammdaten als auch für Daten aus der täglichen Arbeit – in der Fachsprache auch „Dimensionen und Fakten“ genannt – bestimmen maßgeblich über die Qualität der Kernaussagen der einzelnen Dashboards.
   
   

2. Jedes Dashboard sollte nur eine Frage beantworten

   Alle abgebildeten Elemente, unter anderem Grafiken, müssen dieses Ziel erfüllen. Tun sie es nicht, sollten sie nicht auf dem Dashboard abgebildet werden.

3. Lieber weniger, dafür aber die richtigen Informationen

   Eine Kennzahl, die nur marginal interessant ist, kann die Lesbarkeit des Dashboards beeinträchtigen und sogar falsche Schlussfolgerungen nach sich ziehen. Im besten Fall sind vertiefende Informationen wie Deep Dives oder Drill Downs direkt im Dashboard zugänglich. Detailliertere Alternativen sollten außerdem im Self Service-Bereich der gleichen Datenbank erhältlich sein.
   
   

4. Leichte, möglichst intuitive Lesbarkeit und eindeutige Aussagen

   Eine klare Farbgebung, eindeutige Schrift und einheitliche Formate machen es allen Nutzer:innen leichter, das Dashboard zu nutzen und Inhalte zu rezipieren. Eine klare Datenvisualisierung – etwa in Torten- oder Balkendiagrammen, Landkarte, „Spinne“ oder Tachoanzeige – ist zwar nicht zwingend erforderlich, erleichtert jedoch das schnelle Erfassen der Kernaussagen. Die Darstellungen sollten dabei keinen Raum für unterschiedliche Interpretationen oder Ableitungen bieten. Extra: Auch automatisierte Konvertierungen von Grafiken in Text sind möglich.
   
   

5. Kontinuierliche Verfügbarkeit aller relevanten Kennzahlen
   

   Und das mit möglichst geringem manuellem Aufwand: Ziel ist, dass sich alle Nutzer:innen die für sie relevanten Zahlen jederzeit ansehen können. Dabei können für unterschiedliche Zahlen durchaus unterschiedliche Taktungen gelten. Eine Data-Refresh-Rate, die kürzer als die Taktzeit des zu messenden Prozesses ist, beansprucht zu viel Rechenleistung. In projektgetriebenen Organisationen ist hingegen eine Gegenüberstellung der Plan- vs. Ist-Stunden auf Tagesbasis sinnvoll.

Dieser Artikel wirft nur ein Schlaglicht auf die gesamte Thematik. Welche Themen beschäftigen Sie aktuell rund um Dashboards und Unternehmensführung? Lassen Sie sie uns gemeinsam durchdenken. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.