Dans le cadre des restrictions Corona, de nombreuses entreprises ont dû faire face à une baisse de leur chiffre d'affaires alors que leurs coûts restaient inchangés. Conséquence : leurs liquidités ont diminué et certaines ont même été menacées d'insolvabilité. C'est au plus tard dans une telle situation qu'une planification des liquidités est recommandée. Or, de nombreux obstacles se dressent sur la route.
Alors que la planification à long terme du chiffre d'affaires est depuis longtemps une pratique courante dans la plupart des entreprises, la planification de l'évolution des liquidités reste souvent dans l'ombre. L'incertitude règne souvent quant à la procédure à suivre. Si la planification est ensuite réalisée dans l'urgence, le taux d'erreur augmente.
Les bases de la planification des liquidités
Une planification des liquidités établie dans les règles de l'art montre d'une part aux organes de la société que l'entreprise est solvable au sens juridique du terme et qu'il n'y a pas d'obligation de déposer une demande d'insolvabilité. D'autre part, la planification permet un pilotage ciblé de l'entreprise. La planification des liquidités se compose donc de deux éléments : l'état des liquidités et la planification des liquidités proprement dite, qui doit être établie sur une base hebdomadaire. Dans ce contexte, l'état des liquidités sert de point de départ à la planification des liquidités en comparant les liquidités (avoirs en banque et en caisse moins l'utilisation de la ligne de compte courant plus la ligne de compte courant disponible) à toutes les dettes exigibles à la date de référence choisie. La différence entre ces deux grandeurs correspond aux liquidités disponibles.
Les encaissements et les décaissements hebdomadaires sont planifiés à partir de l'état des liquidités. Pour ce faire, les créances et les dettes qui résultent de la liste des postes ouverts sont prises en compte dans la planification des liquidités en fonction de leur échéance. En outre, les encaissements résultant de contrats clients à long terme, du carnet de commandes et des ventes planifiées doivent être pris en compte. Les décaissements sur la base des engagements sur commande, les contrats de dette à long terme (comme les loyers) et les décaissements planifiés pour les marchandises non encore incluses dans les engagements sur commande et le personnel doivent également être pris en compte. La somme de ces encaissements et décaissements donne le cash-flow opérationnel prévu de l'entreprise, qui doit être présenté séparément. A long terme, le cash-flow opérationnel devrait correspondre à peu près à l'EBITDA prévu.
La prise en compte supplémentaire des financements existants et nouveaux (notamment les intérêts et le remboursement du capital) et des investissements prévus permet de calculer le cash-flow total. Les liquidités ou les liquidités disponibles à la fin de chaque semaine résultent du solde final de ces mêmes liquidités au cours de la période précédente et du cash-flow total de la même période.
Ce à quoi il faut faire attention : les cinq erreurs les plus fréquentes
Lors du calcul des valeurs mentionnées, il y a toujours des erreurs et des imprécisions, car dans les études et les manuels, les embûches du quotidien ne jouent malheureusement qu'un rôle secondaire. Voici un aperçu des erreurs les plus fréquentes dans la pratique et des conseils pour les éviter:
1. Structure erronée
Le respect de la structure correcte - composée de l'état des liquidités et de la planification des liquidités avec les catégories supérieures décrites - est la clé de voûte d'une planification propre des liquidités. Dans la vie quotidienne de l'entreprise, l'état des liquidités est toutefois souvent pris en compte, à tort, de manière implicite dans la planification des liquidités. Ainsi, l'évolution des liquidités est certes représentée correctement sur la période de planification, mais un contrôle exact de l'existence de motifs de demande d'insolvabilité n'est pas possible sur cette base, car pour cela, on se base d'abord sur les liquidités disponibles dans une observation à la date de référence, comme pour l'état des liquidités.
Le respect de la structure décrite, de la logique de calcul, des catégories supérieures d'encaissement et de décaissement ainsi que de la terminologie utilisée améliore la compréhensibilité de la planification des liquidités et signale en particulier aux banques de financement l'expertise et la compétence de planification.
2. Présentation lacunaire
Un autre point dont il faut impérativement tenir compte : une planification des liquidités doit toujours saisir intégralement tous les types d'encaissements et de décaissements. En particulier, les paiements pour les intérêts et les remboursements ainsi que les investissements planifiés et les différents contrats de dette à long terme ne sont souvent pas pris en compte dans la pratique. La prise en compte dans la planification de postes pour lesquels aucun encaissement ou décaissement n'est prévu donne à toutes les personnes concernées le sentiment agréable d'avoir "pensé à tout".
3. Des données brutes erronées
La qualité d'une planification des liquidités dépend des données utilisées pour la planification. Les listes de postes ouverts, en particulier, contiennent souvent des cas anciens qui n'ont pas encore été réglés ou des délais de paiement erronés. Souvent, toutes les créances et dettes existantes ne sont pas encore comptabilisées ou les acomptes reçus ou versés ne sont pas correctement représentés. C'est pourquoi il est judicieux de vérifier soigneusement les listes de postes ouverts au préalable et de les corriger si nécessaire. Pour garantir une liste des postes ouverts aussi actuelle et correcte que possible, il est recommandé de mettre en place un processus fixe convenu avec le service comptable, afin que la liste des postes ouverts soit à jour à une date de référence donnée.
4. Dates de paiement incorrectes
Du côté des paiements entrants, la liste des postes ouverts contient certes des dates d'échéance, mais le moment effectif du paiement peut s'en écarter fortement, par exemple en raison de clients qui utilisent des escomptes ou de retardataires chroniques. Il convient de tenir compte de ces circonstances en appliquant une marge de sécurité ou en décalant la date d'encaissement. Les dettes doivent en principe être planifiées strictement en fonction de leur échéance effective.
5. Absence de plausibilité
Une planification des liquidités doit reposer sur des prémisses de planification compréhensibles et conservatrices. Pour vérifier la plausibilité, on peut se baser sur l'historique des encaissements et des décaissements ainsi que sur des taux d'utilisation raisonnables du matériel, du personnel et des SbA. Pour s'assurer que tous les liens de la planification des liquidités sont corrects, nous recommandons, outre le principe de la double vérification, l'intégration de lignes de contrôle. Celles-ci permettent de vérifier que tous les encaissements et décaissements prévus ont bien été pris en compte dans leur intégralité.
Un effort considérable. Mais à quoi sert une planification des liquidités?
L'élaboration initiale d'un plan de trésorerie est sans aucun doute liée à une charge de travail importante. Néanmoins, elle est bien plus qu'un mal nécessaire qui n'est effectué que pour des raisons de responsabilité. Une planification des liquidités de qualité offre à l'entrepreneur visionnaire comme au commerçant prudent un aperçu optimal de l'évolution des liquidités et sert ainsi d'instrument de planification et de gestion performant.
Mais surtout, l'établissement d'une planification des liquidités révèle en général des potentiels insoupçonnés. L'examen et la correction des listes de postes ouverts fournissent par exemple une bonne base pour la négociation des délais de paiement et des accords de bonus des fournisseurs et des clients. Il en résulte souvent des approches précieuses pour améliorer la gestion des débiteurs et des créanciers. La dépendance vis-à-vis de certains débiteurs et créanciers peut également être réduite dans le cadre d'un examen aussi complet sur la base de données fondées.
En outre, l'examen des dettes permanentes offre une bonne occasion de remettre en question la nécessité et l'utilité de nombreux produits et services achetés par le passé. Cela permet d'endiguer la croissance constante des frais généraux. En termes de processus, la réalisation d'une planification des liquidités ouvre également de grands potentiels d'amélioration dans de nombreuses entreprises, par exemple parce que les engagements sur commande sont remis en question.
Si l'on respecte les principales règles de base, on constatera rapidement qu'une planification renouvelable des liquidités permet de gagner du temps et qu'elle est rentable au bout du compte. Dans notre prochain article de blog sur ce thème, nous aborderons la discipline reine : l'imbrication de la planification directe des liquidités et de la planification financière intégrée. En effet, la réalisation de ces deux approches de planification permet d'identifier et de corriger les erreurs de planification dans le domaine sensible des liquidités.
Quelles sont les questions qui vous préoccupent en matière de planification des liquidités ? Nous vous soutenons avec des outils de planification individualisés et un accompagnement efficace de la mise en œuvre. N'hésitez pas à nous contacter. Nous nous réjouissons de votre prise de contact !
